用户在使用notes的同时，邮件数据库也会越来越大。notes的管理员或许在domino服务器上设定了用户邮件数据库的限额和警告阀值，因此您可能也在使用notes的时候收到系统发来的邮件，提醒您数据库将要满了，需要您清理邮件以便服务器进行压缩并腾出空间以不影响您正常的收发邮件（这里有个点：管理员可以设定数据库满了不能收发邮件，同时也可以设置即使数据库满了还是可以收发邮件，这样的话就会导致服务器上数据库超出设定的限额，如果用户数量很多，将导致服务器存储空间的问题）那么这个时候我们就需要对数据库进行相应的处理，您可以：

 1）不采取任何措施，直接删除数据库里面的邮件，这就意味着您将不能查找删除的历史邮件

2）建立本地副本，将domino服务器上您的邮件数据库在本地建立副本进行复制

 3）建立本地拷贝

 4）归档数据库

这里就介绍归档数据库的具体操作方式：

 1）打开需要归档的数据库，选择菜单上操作--归档---设置；本地打开——action——archive——archive now;

 2）我们现在不使用默认设置，点击“创建”，创建一条新的归档设置；

 3）输入归档的描述信息，并勾选“启用此条件”，当然我们需要选择条件来设置具体的归档哪些内容在执行的操作中，勾选“将文档拷贝到此处....”，默认存入在lotus安装目录data文件夹下的archive，您可以点击右侧的文件夹图标修改归档文件存储位置，归档数据库会以a_username.nsf文件命名在“希望如何清理数据库中文档”选项我们选择“从此数据库中删除归档文件”，回到上面的“选择条件”按钮，弹出“归档选择条件”，您可以选择“在所有视图和文件夹中”，并输入归档“未修改时间长度大于”多少天的文档同时您也可以勾选“仅在这些视图和文件夹中”选项，之后需要按住ctrl进行视图和文件夹的多选。

4）完成后，点击确定，关闭创建归档条件页面 这个时候您会看到归档设置的“日程安排”页面，因为没有勾选“安排归档”，因此等于是没有启用自动归档，我们也不需要这么做。点击到“条件”标签，您会看到刚才我们创建的新的归档设置，并且是已经启用状态，点击默认的归档设置，是禁用状态的。点击确定，关闭归档设置。点击到操作，归档---现在归档，弹出“您要立即归档吗”，选择“是”。根据设置的归档条件需要归档的数据库大小，花费一些时间，归档完成后。在看lotus的安装目录的data文件夹下，已经创建了一个archive文件夹，刚才您创建的归档数据库就存储在这个文件夹下，并且打开服务器上的数据库，已经按照条件，删除了过期的文档。